Zmiana obsadzona, zanim ktokolwiek sięgnie po telefon.

Poranek w agencji zaczyna się od telefonów. Koordynator obdzwania ludzi, których nie widzi, żeby dowiedzieć się, czy dojadą tam, gdzie mieli dojechać. Odpowiedź przychodzi wtedy, gdy ktoś odbierze - a najczęściej odbierają ci, z którymi i tak nie ma problemu.

Problem nie polega na tym, że ludzie się spóźniają. Polega na tym, że agencja dowiaduje się o tym za późno: kiedy zmiana już wystartowała, klient policzył obsadę i zadzwonił sam. Wtedy zostaje szukanie zastępstwa z pamięci, obdzwanianie po kolei i tłumaczenie się z czegoś, co było do przewidzenia dwadzieścia minut wcześniej.

Im więcej obiektów i zmian, tym gorzej działa jedyne narzędzie, które agencja ma naprawdę pod ręką - głowa koordynatora. Ona nie skaluje się razem z liczbą zleceń.

Omnira patrzy na dojazdy, grafiki i sygnały z terenu w jednym miejscu i porównuje je z godziną startu zmiany. Nieobecność rozpoznaje po tym, że ktoś nie zdąży - a nie po tym, że ktoś ją zgłosił.

Kiedy widzi ryzyko, dzwoni. Najpierw do osoby, której dotyczy, potem po zastępstwo wybrane z całej puli: kwalifikacje, odległość, dostępność i limity godzin są policzone, zanim koordynator zdąży pomyśleć o pierwszym nazwisku. Rozmowa idzie w języku pracownika, a potwierdzenie zmiany wraca do systemu razem z policzonym dojazdem.

• obsada zmian widoczna w trakcie, nie w raporcie po
• sygnał o nieobecności przed startem zmiany
• zastępstwo z policzonej listy, nie z pamięci
• rozmowa i potwierdzenie w języku pracownika
• zapis zwrotny do systemów, z których korzystacie

Decyzje, które wymagają człowieka, czekają na jedno kliknięcie. Reszta idzie sama - ale dopiero tam, gdzie sami na to pozwolicie.

Zaczynamy od jednej zmiany i jednego obiektu, nie od całej agencji. Bierzemy tę, która boli najbardziej: najczęstsze braki, najwięcej telefonów, najgłośniejszego klienta.

• Jedna zmiana, jeden magazyn - potrzebny grafik tej zmiany i lista ludzi, którzy na nią wchodzą
• Podpięcie źródeł - dostęp do systemu, w którym trzymacie grafik, i do numerów pracowników
• Pierwsza obsadzona zmiana - jedna osoba po Waszej stronie, która odbiera decyzje

Dopiero kiedy pierwsza zmiana chodzi, rozszerzamy zakres na kolejne obiekty i zdejmujemy zatwierdzanie tam, gdzie sami zechcecie. Kolejność jest zawsze taka: najpierw system proponuje, człowiek zatwierdza, a potem rozmawiamy o tym, co może iść bez pytania.

Omnira nie zastępuje Waszego grafiku ani systemu kadrowego. Podpina się do tego, co już macie, czyta z tego kontekst i zapisuje decyzję z powrotem - dopiero po zatwierdzeniu.

Nie rekrutuje. Nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie liczy list płac i nie zastępuje agencyjnego prawnika przy umowach. Nie decyduje też, kogo zwolnić ani komu podnieść stawkę - pracuje na obsadzie zmian, a nie na kadrach.

Nie obiecuje, że ludzie przestaną się spóźniać. Obiecuje, że dowiecie się o tym, zanim dowie się klient, i że zastępstwo będzie policzone, zanim zaczniecie go szukać.